優れたビジネスメールを英語で作成する方法 (パート1 : 2つのポイント)

この記事は日本語と英語で読めるものです!最初は英文で、その下が日本語訳。

英語能力に応じて、読む順番をご自由にお決めください。


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How to craft great business emails in English

(Part 1: two tips)

 

Welcome to our no-headache guide to writing proper business emails in English!

In Part 1, we’ll start with two tips for improving your business emails.

Part 2 will focus on opening and closing salutations.

 

Tip #1: There is no hard rule for salutations at the beginning of emails

Should you use “Dear + first name?” or “Dear M./Ms. + last name” in a business email?

The answer is—it depends. You will need to evaluate and adapt to each situation, depending on your relationship with the person you’re writing to.

For instance, when writing to a customer, should you use “Dear Ms. Jolie” or “Dear Angelina”?

If you work for a high-end chain of hotels, you’ll be well advised to use the more formal form of “Dear Ms. Jolie.” But if you work for an Internet company like Meetup or Amazon, or for Apple’s Genius Bar, you’ll be communicating with customers on a first-name basis.

“Dear Ms. Jolie” establishes a distance and sounds colder. It is a good choice if your industry is luxury or travel, or in a B2B context. “Dear Angelina” sounds warmer and friendlier. It is useful in customer service as it creates the feeling that you care about your customers’ well-being (and of course you do!).

In general, a good rule of thumb is to simply mimic the style of previous emails. If a business partner writes to you using “Dear Mr. XX,” then you ought to respond with the same level of formality.

And when you are the first one to write, simply ask for guidance or think of the type of relationship you wish to build with the recipient of your message. (formal/distant = use “Mr./Ms.” but friendly/warm = use first name)

 

Tip #2: the English-speaking world is vast, so usage varies anyway!

If you target the UK domestic market for instance, it is your responsibility to research British idiosyncrasies and to apply them to doing business in the local market. But in the context of doing business globally, what is the norm?

In the world of business, American English is usually the norm. But most non-native speakers learned British English at school, especially in parts of the world that are former British colonies—hence you will find a mix of both British and American usages in international communication.

And they do differ. Here are a few examples:

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If you add cultural and personal preferences to differences between UK and US communication styles, you can imagine the variety of phrases that people use to communicate globally—which means there’s also tolerance for deviating a little from expectations.

So, do not panic!

Read more tips in Part 2.

 

英語ビジネスメール作成お礼

優れたビジネスメールを英語で作成する方法 (パート1 : 2つのポイント)

 

英語で適切なビジネスメールを書くときの悩みを解決するガイドへようこそ!

パート1ではあなたのビジネスメールを改善する2つのポイントから考えていきます。

パート2では始まりと結びの挨拶に焦点を当てます。

 

 

ポイント1: メールの始めの挨拶には厳格な決まりはありません。

ビジネスメールでは「Dear + 名前 (ファーストネーム)」、それとも「Dear Mr./Ms. + 姓」を使ったほうがいいのでしょうか?

答えは、場合によります。相手との関係によって状況を判断して、それに合わせて適切に対応する必要があります。

例えば、お客様に向けてメールを書くときには「Dear Ms. Jolie」それとも「Dear Angelina」、どちらを使うべきでしょうか?

もし高級ホテルに勤めているなら、よりフォーマルな「Dear Ms. Jolie」の方を使った方が賢明です。しかし、MeetupやAmazonのようなインターネットスタートアップやAppleのGenius Barで働いているなら、お客様とはファーストネームでコミュニケーションするでしょう。

「Dear Ms. Jolie」は距離感を持たせ、冷たい印象があります。もしあなたが働く業界が高級業界や旅行業界、もしくはB2Bのコンテクストでは良い選択です。「Dear Angelina」の方がより温かみがあって、親しみがあります。あなたがお客様の幸せを気にかけているという気持ちを出せるため (もちろんその通りですが)、カスタマーサービスでは便利です。

一般的に、大体の目安としては以前のメールのスタイルを真似てください。ビジネスパートナーがあなたに「Dear Mr. XX」を使ってメールを書いてくるなら、あなたも同じレベルのフォーマルさで応対したいものです。

そしてあなたが最初にメールを書く側だとしたら、アドバイスを求めるか、メッセージの受け手とどんな関係を築きたいのか考えてください。(フォーマル/距離感のあるよそよそしい感じ=「Mr./Ms.」を使い、フレンドリー/あたたかい=ファーストネームを使う。)

 

 

ポイント2: 英語圏は広く、いずれにしても用法は異なります!

例えばイギリスの国内市場をターゲットとしているなら、イギリスの特異性を調べ、それをローカルな市場でのビジネスに活用するのがあなたの責任です。しかしグローバルにビジネスをする文脈では、基準は何なのでしょう?

ビジネスの世界では、通常アメリカ英語が基準です。しかし、ほとんどのノンネイティブスピーカーは、特にかつてイギリスの植民地だった地域では、学校でイギリス英語を学んでいます。そのためインターナショナルなコミュニケーションではイギリス英語とアメリカ英語の双方を目にします。

そして確かに2つの英語は異なります。下記にいくつか例を挙げます。

ビジネス英語メールお礼

イギリスとアメリカのコミュニケーションスタイルの違いに文化的、個人的な好みを加えたら、グローバルにコミュニケーションするために人々が使う言葉の多様性が想像できるでしょう。それはつまり、期待される当然の用法から少し位外れても許容されることも意味します。

だからパニックに陥らないで!

パート2でさらなるポイントを読み進めてください。