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  • 執筆者の写真Tomoka

誰でも簡単に書ける!ビジネス英語メールの基本テンプレート

CfICオリジナルの書き方ガイドで一緒に英語ビジネスメールをマスターしましょう!

ビジネス英語メールの書き方

ビジネス英語メールの書き方に迷ったことはありませんか?常に「Dear 〇〇」が適切なのか、「Hi」と軽く始めても良いのか?結びは誰に「Best」を使うことができ、「Best regards」や「Sincerely」はどう使い分けるのか?そんな悩みをお持ちの皆さんに様々なパターンを網羅したCfICの英文ビジネスメール完全ガイドを用いて、宛名と締めの書き方をマスターしていきましょう!


いくつかのパターンがあるため、宛先の人数で分類し、説明します。

  1. 1〜3人

  2. 3人以上

  3. 名前がわからない



ビジネス英語メール・ケース1:1〜3人の場合


この場合、相手の名前を一人一人挙げる必要があります。例えば、"Dear John, Melissa and James, " または "Dear Mr. Doe, Ms. Moe and Mr. Toe," などです。


  1. 社内の人(上司、同僚、部下)の場合


ここではインターナショナルな職場を想定しています。社内の人宛ですが、職場の文化はその職場の上司の文化に左右されるため、上司の出身文化基準でのビジネスにおける上下関係の重要度別に使い分けるのが安心です。


①あまり重要ではない(北米、オーストラリア、ニュージーランド、北欧)文化圏


  • 相手のことを既に知っている場合


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Hi John, /OR/ Hello John,


xxxxxxx

xxxxxxx


Best, /OR/ Thanks,

--------------------


  • 相手のことをまだあまりよく知らない場合


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Dear John,


xxxxxxx

xxxxxxx


Best,

--------------------

相手と非常に近い関係にある場合(飲みに行ったことがある仲間や、社内の後輩など)、"Cheers,"で締めくくることもできます。


②やや重要(中欧・南欧、南米)な文化圏


--------------------

Dear John,


xxxxxxx

xxxxxxx


All the best, /OR/ Best wishes,

--------------------


ポジティブな感情(例えば感謝の念を伝える時など)を表現する際は、"Warm regards,"も使えます。


③非常に重要(南~東アジア、アフリカ、中東)な文化圏


  • 後輩、部下など目下の人、または同期など同等の立場の人宛て


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Dear John,


xxxxxx


xxxxxx


Best regards, /OR/ Best wishes,

--------------------

ポジティブな感情(例えば感謝の念を伝える時など)を表現する際は、"Warm regards,"も使うことができます。


  • 先輩、上司など目上の人宛て


--------------------

Dear Mr. Doe,


xxxxxx

xxxxxx


Best regards, /OR/ Yours sincerely, (UK)

--------------------

相手が女性なら、"Dear Ms. Doe,"とします。


肩書きや役職名があれば、Mr./Ms.の代わりにそちらを使います。

例:"Dear Professor Doe," または "Dear Dr. Doe,"


2. 社外の人(顧客、取引先、業者)の場合


  • 相手とまったく面識がない、あるいは一度しか顔を合わせていない場合


ここでは業界のカラーや、相手先の企業の上下関係の文化の違いに合わせて、ご紹介します。


①非常に上下関係が重要(昔からある業界、大企業の典型)な場合


​​--------------------

Dear Mr. Doe,

xxxxxx

xxxxxx

Best regards, /OR/ Yours sincerely, (UK)

--------------------


相手が女性なら、"Dear Ms. Doe,"とします。

肩書きや役職名があれば、Mr./Ms.の代わりにそちらを使います。

例:"Dear Professor Doe," または "Dear Dr. Doe,"



②上下関係があまり重要ではない(比較的若く新しい業界、または規模の小さい企業)場合


--------------------

Dear John,


xxxxxx

xxxxxx


Best, /OR/ Cordially,

--------------------


  • スタートアップやベンチャー企業宛て(特にアメリカ人の先方にメールを書く場合)


--------------------

Hi John,


xxxxxxx

xxxxxxx


Best, /OR/ Talk soon, /OR/ Thanks,

--------------------


  • 相手とメールアドレスを交換した、または少なくとも2、3回は話したことがある場合

相手との関係性のカジュアル度別にご紹介します。



①親しく、打ち解けた関係:飲みに行ったり、個人的なことも話したりしている場合

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Hi John, /OR/ Hello John,


xxxxxxx

xxxxxxx


Best, /OR/ Best wishes,

--------------------


②あまりカジュアルではなく、仕事上のみの付き合い:関係性は築けているが、個人的な情報はやりとりしていない場合


-------------------

Dear John,


xxxxxxx

xxxxxxx


Kind regards,

--------------------


あなたの企業や業界が保守的であったり、メールの相手が上下関係を重視する文化の出身であれば、下記のテンプレートを使ったほうがいいかもしれません。ただし、関係性のある相手が北米やオーストラリア、ニュージーランド、北欧・中欧諸国出身の人である場合、このような書き方だとあまりにもそっけないように聞こえるかもしれないため、注意が必要です。


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Dear Mr. Doe,


xxxxxxx

xxxxxxx


Best regards,

--------------------



ビジネス英語メール・ケース2:3人以上の場合


宛先が3人以上になる場合は、全員の名前を羅列することは難しいため、名前の代わりに「all」を用います。


①受取人全員と親しい間柄の場合

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Hi all,


xxxxxxx

xxxxxxx


Best,

--------------------



②先方のうち少なくとも1人以上とはフォーマルな付き合いの関係の場合


--------------------

Dear all,


xxxxxxx

xxxxxxx


Best regards, /OR/ Yours sincerely, (UK)

--------------------


ポジティブな感情(例えば感謝の念を伝える時など)を表現する際は、"Warm regards,"も使えます。



ビジネス英語メール・ケース3:相手の名前がわからない場合


可能な限り、最も適切と思われる相手方の名前を調べて、その人個人に向けたメールとして書くことをおすすめします。ただし、どうしても名前の特定が難しい場合は、下記のテンプレートを使うことができます。


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Dear + name of the company,


xxxxxx

xxxxxx


Sincerely, /OR/ Best regards, /OR/ Yours faithfully, (UK)

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Dear Sir or Madam,


xxxxxxx

xxxxxx


Sincerely, /OR/ Best regards, /OR/ Yours truly, /OR/ Yours faithfully, (UK)

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いかがでしたでしょうか?少しカジュアルな場合は「Hi 〇〇,」や「Best,」を使うことができ、フォーマルな場合は「Dear 〇〇,」や「Best regards,」、「Sincerely」を用いる方が適切であるといった法則性がありますね。よくわからなくなってしまった時も大丈夫!CfICの書き方完全ガイドをいつでも使うことができます!少しでも皆さんのお役に立てたら幸いです。


Have a great day!


Kind regards,

The CfIC Team



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