CfICの中で行ったディスカッションから得たコツ、ベスト３をご紹介します。
CfICのセッションで最も頻繁に議論が繰り返されるトピックのひとつがタイムマネジメントです。実は、私たちの朝活チャレンジセッションの1つは、その日の準備をし、日々の生産性と満足度を高めることに特化しています！
1日8時間程度の睡眠をとるとすると、残りは16時間しかありませんから、この16時間をどう使うかで、心の健康、体の健康、出世など、人生の軌跡が決まります。
実際、私たちは意識的にも無意識的にも、時々「決断疲れ」にもなるほど、多くの選択をしています。何を食べるか、おやつを食べるか、上司と真剣な話をするか、YouTubeを見続けるか、豊かな社会で、私たちは日々多くの選択を迫られています。
この4年間、CfICのセッションでの教材、体験、ディスカッションの中から、繰り返し出てきたベスト3を紹介します。
時間管理の基礎第1：優れる時間管理には、自動化が鍵となる
これは Book Clubのセッションでジェームズ・クリアの「Atomic Habits」を読んだときの主な収穫のひとつです。気分や疲れ、状況が1日ごとに変化することを考えると、毎日最適な選択をするためには、自分の意志だけに頼ることは不可能です。
正しい選択を促す一つの方法として、私たちが決断を下すべき文脈を修正する自動化システムを作ることができます。
例えば、あるCfICのメンバーは、仕事を終えてリラックスするために、夜にお酒を飲んでいる習慣をやめたいと考えていました。しかし、この変化を実行するのは非常に困難でした。なぜなら、長い一日の仕事に疲れてリラックスする方法を探しているとき、冷蔵庫からビールを取り出すのが彼にとって常に最も自然な選択だったからです。その一方で、時々ビールを飲むことは問題ないと考えていたため、ビールを買うのをやめようとは思っていませんでした。
ビールを飲む前に、まずお茶か水を2分以上飲むという、ジェームズ・クリアが推奨するシンプルなルールを設けることで、メンバーはこの習慣を変えることができました。きっかけとビールを開けるというアクションの間に少しスペースを作るだけで、このメンバーはほとんどの場合、習慣とは違う選択をすることができたのです。
同様に、25分仕事をしたら5分間デスクから離れるというポモドーロ・テクニックも、一部のメンバーにとって効果的な時間管理手法のひとつです。このシンプルなテクニックは、日中の生産性を高めるだけでなく、仕事を終えても精神的な消耗が少なく、夜もより良い選択ができるようなエネルギーが得られるという、おそらく直感に反する結果をもたらします。
まとめると、時間管理のための優れたシステムとは、行動に移すことが非常に簡単でありながら、意思決定を行う際の状況を根本的に変えるものなのです。
時間管理の基礎第2：「心がける」と「苦労する」を区別する
情報が無限に手に入るこの時代、一つの情報を消費する機会費用も無限大です。すなわち、読むこと、学ぶこと、やることが多すぎて、常に十分にできていないと感じてしまうのです。
先日、お子さんが生まれたばかりで、産休を利用して英語のブラッシュアップとPRサイトの制作に取り組んでいるメンバーとお話しました。しかし、幼い赤ちゃんの世話をしながら、これらの目標を達成するのはとても大変なことです。
「子供が生まれたばかりだから、ゆっくり休もう」と思うのは、とても簡単で合理的なことです。そう自分に言い聞かせていれば、時間管理で「苦労している」とは感じないはずです。彼女が単に気にしていないだけなのです。
これが、現代におけるタイムマネジメントのパラドックスです。時間の使い方を気にし始めると、時間を有効に使わなかったことの代償に気がつくのです。しかし、時間は有限であり、やりたいことは無限であるため、時間を管理しようとすると、果てしないフラストレーションの原因になりがちです。
このような経験は、シェリル・サンドバーグが「Lean in」で共有しています。家庭を持ちながらFacebookの役員になった彼女の日々の現実は、仕事を優先すると「いい母親になれていない」と感じ、家庭を優先すると「いい役員になれていない」と感じるというものでした。しかし、それは彼女が考え方を変えるまでのことです。
私たちが「苦労している」と感じるのは「努力しているから」だと理解しなければなりません。つまり、時間を完璧に管理することは不可能であるため、管理しようとするだけで失敗しているように感じてしまうのです。
そのため、私たちは常にバランスを崩していることを受け入れることが重要です。自転車に乗るのと同じように、私たちは常にバランスを崩し、軌道修正しながら前進し続けるのです。なので、ある週は仕事を優先し、次の週は家庭を優先するかもしれません。そして、常に軌道修正することで生まれる摩擦は、実は祝福されるべきものなのです。 それは、私たちがベストを尽くし、人生を全うしていることの紛れもない証明なのです。
時間管理の基礎第3：任せることを学ぶ
タイムマネジメントに気を配るプロフェッショナルは、一般的に高い業績を上げている人たちです。なぜなら、時間の使い方を気にすることは、効率と無駄の排除を重視するマインドを示すからです。このような考え方が、まさに優秀な人材を生み出すのです。
同じ意味で、優秀な人は、他人にも厳しく、仕事を任せられないような高い基準を持っていることも予想されます。
しかし、時間とエネルギーが限られている以上、次のレベルに到達するためには、他人に仕事を任せるしかない時が来るでしょう。そんなとき、「任せる」ことを学ばないのは、心身の健康を損なうことになりかねません。
ここでは、委ねる方法を学ぶための2つのカギを紹介します。第一に、相手が自分の基準に合っているかどうかは、実際に一緒に仕事をしてみて、その様子を見るしかありません。ですから、まずは試用期間を設けるなどして、その人の動きを見て、必要なら離れるようにしましょう。
第二に、その人を信用すべきでないという確固たる証拠が得られるまでは、その人を信用したほうがよいということです。「自分より仕事ができる人はいない」と思いながらマネージャーを雇えば、必然的にそのマネージャーはあなたのその気持ちを知ることになります。
あなたの期待値は、あなたの話し方や対処の仕方など、ちょっとした手がかりから明らかになります。そして、新しく採用されたマネージャーは、あなたが彼らを信頼していないことを理解するにつれ、あなたを信頼しなくなります。彼らはあなたが自分に対して低い期待を持っていることを理解すると、彼らはやる気を失い、その低い期待に応えようとする傾向があります。他者への期待は、自己成就的予言になりがちなのです。
ですから、まずは信頼を与え、ポジティブな期待を共有することから始めるとよいでしょう。信頼しない理由ができるまで、信頼しましょう。