これらのフレーズはコミュニケーションの効果と効率を高めます。
どうして私たちは会議をするのでしょうか？会議をするために、今やっている仕事を止め、物理的または心理的に会議を始める準備をするためのコスト (英語では、このコストが「context switching costs」と言います) や通勤時間・コストがかかります。
しかし、質の良い会議は、その中で交わされる情報の流れによって参加者の意思疎通がスムーズになり、チーム内にシナジーが生まれます。そして、その同期したマインドが、その総和以上のものをアウトプットすることができるのです。
つまり、会議の有効度は、そこでのコミュニケーションのあり方で決まるのです。ましてや、第二言語で行われる英語の会議では、その効果を最大限に発揮するのは至難の業です。
まず第一に、第二言語でミーティングを行う際に困難を経験するのはまったく普通のことだということを知っておいてください！英語自体が完璧なコミュニケーションツールではない上、ネイティブスピーカーでさえ間違いを犯すことを忘れないでください。
そこで、国際会議の効果を高める英語フレーズベスト3をご紹介します。
英語の会議で役立つフレーズ 1："Could you clarify [目的語]?" / [目的語]を明確にしていただけますか？
非ネイティブスピーカーは、情報の一部や他の参加者の話し方の微妙なニュアンスを聞き逃す可能性があることは明らかです。ですから、会議全体の効果を上げるためには、混乱したときに説明を求めたほうがいいのです。
一方で、プロフェッショナルな印象を与えたいがために、同僚やクライアントの前で「愚かな失敗」をすることを恐れるかもしれません。
そこで、「Could you clarify [目的語]?」というフレーズが私たちを助けてくれます！
このフレーズは、ネイティブスピーカー同士でもよく使う言葉です。関係者全員が重要なことを明確にしたい場面で、誰かが「Could you clarify your last point? I want to make sure I understand it correctly. (最後のポイントを明確にしていただけますか？私の理解が正しいか確認したいです)」と尋ねることがあります。
このフレーズは、自分が誤解していることや説明してほしいことが何なのかを正確に示していないので、曖昧な表現になります。その結果、話し手は、自分のスピーチの中で何が情報不足だったのかを考える時間を取るか、あるいは、あなたの質問を明確にするようお願いすることになります。
このフレーズの天才的なところは、明確にしてほしいという理由が不明確なことです。相手の話の中のある単語を理解できなかったからかもしれません。単語はすべて理解できたが、発言の意図を理解できなかったからかもしれなません。あるいは、相手が考えていることを表現する方法自体がわかりにくかったからかもしれません。
「Could you clarify your last point?」と尋ねることで、話し手の面目を失わせることなく、今言ったことを言い換えたり、もっと説明したりするように促すことができます。そうすることで、相手の発言を理解するための再チャンスを得ることができるのです。
英語の会議で役立つフレーズ 2： "Does this make sense?" / 伝わっていますか？
このフレーズは、最初のポイントとは逆の状況を扱っています。即興でスピーチを始めたものの、途中で「これはちょっと違うんじゃないか」と思うことがあります。何かを話すときに、自分の語彙が十分かどうか、説明が十分かどうか自信がないときは、最後に 「Does this make sense?」 と言ってください。
最初のフレーズと同じ理由で、「Does this make sense? 」と聞くことで、面目を失うことなく、また厚かましいと非難されることなく、コミュニケーションの効率を高めることができます。もし、あなたが今言ったことが「意味をなさない」のであれば、それは言葉の使い方が間違っていたのか、説明自体が明確でなかったのか、あるいは聞き手が意味を理解できなかったからかもしれません。
このように、「Does this make sense? 」を使うことで、「コミュニケーション能力がない」と非難することなく、全員が同じように理解しているかを確認することができます。
英語の会議で役立つフレーズ 3： "Let me back to you [by tomorrow / later today / right after the meeting] on this." / 後ほど（明日までに、本日中に、会議の後）これについて回答させてください
その場で質問されたものの、質問が理解できなかった、答えがわからない、パニックになって答えの言い回しがわからないなどの理由で手元に答えがない場合、"Let me get back to you on this "と言って時間を稼ぐことができます。
少し説明を加えてもよいでしょう。「すべてのデータが頭に入っていません 」「データを再確認する必要があります」といったフレーズが使えます。
このフレーズによって、議論をメールに移し、より詳細な情報を求めたり、答えを言い表すのに必要な時間を取ることができるようになります。
さらに、より良い答えを出すためにもう少し時間が必要だということが理解できれば、これもまたプロフェッショナルな印象を与えます。
これで準備は万端です！この3つのフレーズで、英語会議でのコミュニケーションのペースに影響を与え、会議の質を高めることができるはずです。